Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса;
• Систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• Обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами;
• Разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• Организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям;
• Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов руководителя;
• Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы;
• Осуществлять документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами;
• Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению;
• Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов;
• Соблюдать конфиденциальность информации;
• Соблюдать сроки и правила подготовки документов;
• Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию;
• Организация порядка использования офисной техники, в случае её неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• Организация встреч, приёма гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• Планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• Координация завершения/начала трудового дня.

Требования:

• Навыки административно-хозяйственной деятельности;
• Знание основ делопроизводства;
• Знание деловой этики;
• Знание ПК и офисной техники;
• Грамотная речь;
• Умение работать в условиях многозадачности;
• Позитивное отношение к людям;
• Коммуникативные навыки;
• Стрессоустойчивость;
• Высокая внимательность, обучаемость;
• Информационная порядочность;
• Ответственность;
• Хозяйственность.

Условия работы:

• 40-часовая рабочая неделя;
• Устройство по ТК РФ;
• Заработная плата в месяц: от 40 000 руб;
• Режим работы: пн-пт. С 9-00 до 18-00. Перерыв с 12-00 до 13-00.